Katika ulimwengu wa teknolojia za kidijitali, watu wamebobea kwa muda mrefu mbinu za kisasa za mawasiliano kwenye Wavuti. Kwa hiyo, mojawapo ya njia za kawaida za kuhamisha habari ni barua pepe, ambayo unaweza kuwasiliana, kujifunza na kuendeleza. Leo, mtandao hutoa aina mbalimbali za programu hizo, lakini maarufu zaidi na rahisi ni Microsoft Outlook. Licha ya mambo mengi mazuri, programu hii ya barua ina idadi ya nuances ambayo inahitaji ufumbuzi maalum. Kwa mfano, watumiaji wengi wanaoanza wanakabiliwa na tatizo la jinsi ya kusanidi jibu la kiotomatiki katika Outlook.
Kitendo cha kujibu kiotomatiki
Leo, Outlook ndiyo programu maarufu zaidi ya barua pepe, ambayo ni maarufu miongoni mwa watumiaji wa Intaneti kutokana na urahisi na utendakazi wake. Shukrani kwa programu hii, unaweza kuwasiliana kwa uhuru na kupokea barua pepe. Miongoni mwa vipengele vingi vyema, uwezekano wa majibu ya kiotomatiki unapaswa kuonyeshwa. Ikiwa unasafiri umbali mrefu au kwa muda mrefukipindi ambacho Microsoft Outlook hukuruhusu kutumia kipengele cha kujibu kiotomatiki.
Ikiwa hakuna muunganisho wa Mtandao au uwezo wa kufikia kisanduku cha barua, jibu la kiotomatiki litatuma anwani za mtumiaji na ujumbe uliorekodiwa mapema katika kiolezo maalum.
Mipangilio na uendeshaji wa jibu otomatiki
Watu wengi, sio tu wanaoanza, bali pia watumiaji wa hali ya juu wa Mtandao, wanakabiliwa na tatizo la jinsi ya kusanidi majibu ya kiotomatiki katika Outlook. Utaratibu wa kuunda jibu la kiotomatiki katika mpango wa barua hautakuwa mgumu na unatumia wakati ikiwa kila kitu kimefanywa kwa usahihi na kulingana na maagizo.
Kwa hivyo, ili kusanidi jibu la kiotomatiki katika Outlook, unahitaji kufanya yafuatayo:
- Fungua Outlook.
- Tafuta na ubofye kitufe cha "Tunga Ujumbe".
- Weka maandishi ya ujumbe ili ujibu kiotomatiki. Ni muhimu kukumbuka kuwa haya ndiyo maandishi yatakayotumwa kwa mtumaji.
- Tafuta na ubofye kitufe cha "Faili".
- Katika chaguo za "Faili", tafuta na ubofye "Hifadhi Kama". Unahitaji kuchagua umbizo la "Outlook Template" na uhifadhi ujumbe.
Kuunda kiolezo ni hatua ya kwanza pekee ambayo itakusaidia kuelewa jinsi ya kuweka jibu la kiotomatiki katika Outlook na kufanya programu yako ya barua pepe iwe rahisi kutumia.
Hatua za msingi za kusanidi jibu la kiotomatiki
Kuweka jibu la kiotomatiki ni pamoja na hatua za msingi zifuatazo:
- Unahitaji kupata kichupo cha "Kanuni" kwenye paneli ya juu ya programu.
- Kisha chagua "Dhibitisheria na arifa", ambapo unahitaji kuchagua chaguo la "Mpya".
- Katika dirisha linalofunguliwa, chagua "Tekeleza sheria kwa ujumbe ninaopokea".
- Baada ya kufanya chaguo, bofya kitufe cha "Inayofuata".
- Dirisha la "Rule Wizard" litaonekana, ambapo huhitaji kuchagua chochote. Kisha unahitaji tu kubofya kitufe cha "Inayofuata", na kisha ujibu "Ndiyo".
- Katika dirisha linalofuata linaloonekana, unahitaji kuangalia chaguo la "Tia alama kwa kutumia kiolezo kilichobainishwa". Katika dirisha lililo hapa chini, unahitaji kubofya "Kiolezo Kilichobainishwa".
- Ifuatayo, dirisha la "Folda" litaonekana, ambapo unapaswa kuchagua "Violezo katika mfumo wa faili".
- Baada ya dirisha la "Jibu la Kiotomatiki" kuonekana, unahitaji kulibofya na kulifungua.
- Katika "Rules Wizard" inayofungua, chagua "Inayofuata".
- Katika dirisha la mwisho, kabla ya kusanidi jibu la kiotomatiki katika Outlook, unahitaji kubofya kitufe cha "Maliza".
Kwa hivyo, mpangilio wa kujibu otomatiki umekamilika. Sasa ujumbe uliopachikwa kwenye kiolezo utatumwa kwa anwani yoyote. Muhimu kujua: ili jibu la kiotomatiki lifanye kazi kwa uthabiti na kwa ufanisi, unapaswa kuipa kompyuta yako ya kibinafsi Mtandao usiokatizwa.
Kwa kumalizia
Kwa hivyo, kulingana na kiolezo kilichoundwa na hatua zilizochukuliwa, jibu la kiotomatiki litatumika katika Outlook kwa barua pepe zote zinazoingia. Lakini unapaswa kuzingatia ukweli kwamba mchawi wa sheria hutoa jibu la kiotomatiki kwa mpokeaji mara moja tu.
Kipindi kitaanza baada ya kuzinduliwa kwa mara ya kwanza kwa mpango wa barua, na huisha ukiufunga. Wakati mpangoinafanya kazi, jibu la mara kwa mara kwa mpokeaji ambaye aliweza kutuma idadi fulani ya ujumbe hautakuja. Katika kipindi chote, programu huunda orodha maalum ya watumiaji ambao jibu la kiotomatiki lilitumwa. Vitendo kama hivyo hukuruhusu kuzuia kutuma tena ujumbe. Hata hivyo, ukianzisha upya programu, orodha inafutwa. Kwa hivyo, kwa kuzingatia hatua za kimsingi za kusanidi na kuunda violezo, mashaka yote kuhusu jinsi ya kusanidi jibu la kiotomatiki katika Outlook inapaswa kutoweka.
