Barua pepe, kwa sababu ya idadi kubwa ya manufaa juu ya barua za karatasi, kwa muda mrefu imekuwa mojawapo ya aina kuu za mawasiliano. Walakini, kama uvumbuzi mwingine mwingi wa kiteknolojia, aina hii ya mawasiliano ina sheria zake. Licha ya ukweli kwamba mawasiliano kupitia barua ya mtandao imekuwa sehemu muhimu ya maeneo mengi ya maisha, watumiaji wengi hawataweza kujibu swali la ni vipengele vipi vya barua pepe.
Muundo wa barua pepe kutoka kwa mtazamo wa mtumiaji
Barua pepe zote zinafanana na ni tofauti sana na herufi za karatasi zinazojulikana kwa kizazi cha zamani. Lakini bila kujali huduma ya barua pepe, muundo wa barua pepe daima ni sawa. Hebu tuorodheshe vipengele vya barua pepe, tukielezea kwa ufupi kila mojawapo:
- Sehemu "Kwa". Sehemu hii ina anwani ya mpokeaji. Ikiwa kuna wapokeaji wengi, watenganishe kwa nusu-koloni.
- Sehemu ya "Somo". Katika huduma nyingi za barua, inachukuliwa kuwa ya lazima. Na itakuwa rahisi kwa watumiaji kupata herufi ikiwa mada imeonyeshwa kwa usahihi ndani yake.
- Mwili wa herufi. Mwili wa barua pepe una maandishi makuu.
Vipengele vya barua pepe vilivyofichwa
Tumeangalia muundo unaoonekana wa herufi. Lakini pamoja na vipengele vinavyoonekana kwa macho, sehemu zifuatazo pia zinaweza kuhusishwa na vipengele vya barua pepe:
- kutoka kwa nani (sehemu hii inajazwa kiotomatiki);
- nakala (pamoja na mlengwa mkuu, nakala ya barua hutumwa kwa mtu mwingine);
- nakala kipofu (inatumika ikiwa nakala ya barua inahitaji kutumwa bila kumjulisha mpokeaji mkuu);
- viambatisho.
Vipengee vya barua pepe kutoka kwa mtazamo wa kiufundi
Kwa mtazamo wa kiufundi, barua pepe yoyote pia inajumuisha vipengele vifuatavyo:
- Vichwa, au, kama zinavyoitwa pia, bahasha za itifaki ya SMTP. Vijajuu hivi vinaweza kujumuishwa au visiwe kwenye mwili wa barua pepe. Hiyo ni, hali inawezekana wakati seva ya barua ina habari zaidi kuliko inavyoonyeshwa kwenye mwili wa ujumbe. Kijaju kina anwani za mtumaji, wapokeaji na anwani ya mwenyeji anayetuma.
- Ujumbe wenyewe, ambao uko katika lugha ya itifaki za SMTPinayoitwa Data. Kwa upande wake, imegawanywa katika:
- kichwa cha barua - kwa mlinganisho na barua ya karatasi, ina data kuhusu seva za barua ambazo barua ilipitia, na habari zingine;
- mwili wa herufi - maandishi ya herufi yenyewe.
Muundo wa barua pepe kwa mawasiliano ya biashara
Ikiwa hadi sasa tumekuwa tukizungumza juu ya muundo wa barua pepe kutoka kwa mtazamo wa kiufundi, sasa hebu tuangalie vipengele vya barua pepe iliyoandikwa vizuri kwa mawasiliano ya biashara, kwa sababu kila kampuni inayojiheshimu inajaribu kufuata. na viwango vinavyokubalika kwa ujumla vya mawasiliano.
Ingawa kuna idadi kubwa ya uainishaji tofauti wa jumbe za kielektroniki, zimegawanywa katika vikundi viwili kulingana na muundo wa muundo. Kundi la kwanza ni barua za mawasiliano, hutumiwa wakati wa kazi. Ya pili ni barua za makubaliano: jumbe zinazotoa muhtasari wa mkutano, zinaonyesha tarehe za mwisho za kukamilisha kazi na vipengele vingine muhimu ili kufafanua hatua zinazohitajika kutoka kwa kila mmoja wa wahusika.
Hebu tuorodheshe vipengee vya kila aina ya barua pepe kando.
Mawasiliano-barua
Muundo wake lazima ujumuishe:
- Mada ya barua pepe. Katika sehemu hii, ni vyema kuashiria kile hasa unachotarajia kutoka kwa mwenyeji, kama vile kukubaliana kuhusu wakati wa mkutano, orodha ya masuala ya kuzingatia, na kadhalika.
- Salamu. Hata kama barua imepangwa kutumwa kwa watu kadhaa,maadili ya mawasiliano ya biashara yanamaanisha salamu za lazima za wanaoshughulikiwa.
- Maudhui ya ujumbe. Maandishi halisi ya barua pepe, ambayo yanaelezea ombi hasa iwezekanavyo.
- Sahihi ya shirika. Jambo ambalo watu wengi husahau. Kiolezo cha sahihi kilichoundwa kwa usahihi kinajumuisha jina kamili na nafasi ya mwandishi, maelezo yake ya mawasiliano (nambari ya simu, viungo vya tovuti ya kampuni, barua pepe, nk). Sahihi inaweza kutofautiana kulingana na sheria na kanuni zilizopitishwa na shirika.
- Nyumba za "Kwa" na "Cc". Zimeorodheshwa mwisho kwa sababu - kwa kuzijaza mwisho, utaondoa uwezekano wa kutuma ujumbe ambao haujakamilika au ambao haujathibitishwa.
Barua ya makubaliano
Kama ilivyotajwa hapo juu, aina hii ya ujumbe wa kielektroniki hutumika kujumlisha matokeo ya mkutano, kuashiria mpango wa utekelezaji kwa kila upande na kurekebisha makataa. Barua kama hizo ni aina ya "itifaki" ya mikutano na hukuruhusu kuunda habari kwa urahisi. Herufi ya aina hii imeundwa kulingana na mpango:
- Salamu. Ikiwa idadi ya washiriki katika mkutano uliojumlishwa katika barua ilikuwa ndogo, unaweza kuorodhesha kila mtu kwa jina au kutumia aina ya salamu za jumla.
- Rudia madhumuni ya mkutano, ambao matokeo yake yamefupishwa katika barua.
- Orodha ya masuala ambayo yalijadiliwa wakati wa mkutano. Kwa kila toleo, makubaliano, maamuzi na tarehe za mwisho za utekelezaji zimeonyeshwa.
- Orodha ya masuala ambayo hayahitaji utatuzi wa haraka, lakini hayapaswi kupuuzwa.
- Kufafanua maoni ya washiriki wa mkutano - je, kila kitu kinazingatiwa?
- Sahihi ya kiolezo.
