Mifumo ya kutathmini utendakazi wa wafanyikazi kulingana na KPI inazidi kupata umaarufu nchini Urusi. Faida kuu za mifumo kama hii ziko katika uakisi wa kimantiki wa shughuli za makampuni.
KPI: ni nini
KPI (KPIs) ni kifupisho cha Kiingereza cha "viashiria muhimu vya utendakazi", kwa Kirusi inajulikana kama KPIs - viashirio muhimu vya utendaji (wakati mwingine vigezo). Lakini katika sauti ya asili ya kigeni hutumiwa kama kawaida. KPI ni mfumo unaokuwezesha kutathmini utendakazi wa wafanyakazi wa kampuni ili kufikia malengo (ya kimkakati na ya kimbinu).
"Viashiria muhimu" huruhusu kampuni kuchanganua ubora wa muundo wake, uwezekano wa kutatua matatizo. Kwa msingi wa KPI, mfumo wa usimamizi wa malengo pia huundwa. Hili ndilo jambo muhimu zaidi: ikiwa hakuna dalili za kulenga viashiria vya utendaji, basi hakuna kitu cha kuomba "viashiria muhimu". Usimamizi kwa malengo na KPI kwa hivyo ni matukio mawili yanayohusiana. Ya kwanza inahusisha, kwanza kabisa, kutabiri matokeo ya kazi, na pia kupanga jinsi matokeo haya yatapatikana.
Nani alikuja na KPI?
Historia haitoi jibu lisilo na utata kwa swali hili, hata hivyounaweza kuona jinsi usimamizi wa dunia ulivyoenda kuelewa KPIs, ni nini na kwa nini ni muhimu. Mwishoni mwa karne ya 19 na mwanzoni mwa karne ya 20, mwanasosholojia Max Weber aliamua kwamba kuna njia mbili za kutathmini kazi ya wafanyikazi: kinachojulikana kama "sultani" na meritocratic. Kulingana na ya kwanza, bosi ("sultani") kwa hiari yake mwenyewe alitathmini jinsi mtu anavyoweza kukabiliana na majukumu yake. Mwanzo wa busara hapa una jukumu la pili, jambo kuu ni mtazamo wa kihemko wa kazi ya chini.
Mbinu ya kustahili ni wakati matokeo ya leba yanatathminiwa na mafanikio halisi, kwa kuhusisha mbinu za kupima malengo. Mbinu hii ilichukuliwa na wananadharia wa usimamizi katika nchi za Magharibi na polepole ikasasishwa katika kile tunachojua kama mfumo wa KPI. Jukumu muhimu katika kupanga tathmini ya busara ya utendakazi wa wafanyikazi ilichezwa na kazi za Peter Drucker, ambaye anachukuliwa kuwa aligeuza usimamizi kuwa taaluma ya kisayansi. Dhana za mwanasayansi husema moja kwa moja kuwa kuna malengo, lakini kuna tathmini ya kiwango cha mafanikio yao kupitia viashirio muhimu vya utendaji.
manufaa ya KPI
Upande chanya kuu wa mfumo wa KPI ni uwepo wa utaratibu wa kutathmini kazi na kazi ya biashara kwa ujumla ambayo iko wazi kwa wafanyikazi wote wa kampuni. Hii inaruhusu mamlaka kutathmini utendaji wa miundo yote iliyo chini kwa wakati halisi, kutabiri jinsi kazi zitatatuliwa na malengo kufikiwa. Faida inayofuata ya KPI ni kwamba usimamizi una zana ya kurekebisha kazi ya wasaidizi ikiwa matokeo ya sasa yatabaki nyuma.kutoka kwa iliyopangwa.
Ikiwa, kwa mfano, kipimo cha utendakazi katika nusu ya kwanza ya mwaka kitafichua kuwa vigezo fulani vya utendakazi si vya juu vya kutosha, basi warsha hufanyika ili kubainisha sababu na kuwahimiza wafanyakazi kufanya vyema baada ya miezi sita ijayo. Upande mwingine mzuri wa KPI ni maoni kati ya mtaalamu na meneja. Ya kwanza haitapokea tu maagizo na wakati mwingine inaonekana kama nit-picking, lakini maoni yenye msingi mzuri, ya pili itaboresha utendaji kwa kutaja makosa na mapungufu katika kazi iliyofanywa na msaidizi.
Hasara za KPI
Matokeo ya tathmini ndani ya mfumo wa KPIs (viashiria vya utendakazi kama hivyo) yanaweza kutafsiriwa si kwa usahihi kabisa, na hii ndiyo kasoro kuu ya mfumo huu. Kama sheria, uwezekano wa kutokea kwa shida kama hiyo ni ya chini, umakini zaidi hulipwa katika hatua ya malezi ya vigezo vya jinsi ya kutathmini vigezo vya utendaji. Upungufu mwingine wa KPI ni kwamba kampuni zitalazimika kutumia rasilimali nyingi kutekeleza mfumo huu (unaohesabiwa, kama sheria, kwa wakati, kazi na fedha). Tunazungumza, bila shaka, kuhusu kufanya kazi kwa vigezo muhimu vya ufanisi wa kiwango sahihi cha ufafanuzi. Kuna uwezekano kwamba itakuwa muhimu kufanya urekebishaji mkubwa wa wafanyikazi: wataalam - kwa nia ya kubadilisha kazi, na kwa hivyo hali ya kufanya kazi, wakati usimamizi utalazimika kujua mbinu mpya za kutathmini kazi ya wasaidizi. Huenda kampuni haiko tayari kuipa timu muda wa ziada kufanya kazi vizuriubunifu.
Maelezo ya utekelezaji wa KPI
Kazi kuu wakati wa kutekeleza mfumo wa KPI (“kutoka mwanzo”) ni kuzuia mitazamo hasi kuuhusu kutoka kwa wafanyakazi. Kwa hivyo, usimamizi wa kampuni unahitaji kuwasilisha kwa uwazi maana na manufaa ya vitendo ya uvumbuzi kwa kila mmoja wa wasaidizi, ambao kazi yao inategemea tathmini inayofuata kwa ufanisi. Njia bora hapa, kulingana na wataalam wengine kutoka uwanja wa HR, ni uwasilishaji wa mtu binafsi, maelezo kwa wataalamu katika nafasi maalum: KPIs - ni nini na kwa nini kutekeleza mfumo huu katika kampuni.
Itakuwa kosa kuweka vigezo vya ufanisi bila masharti kwa kuagiza, lakini hatua muhimu ni rufaa kutoka kwa maafisa wakuu wa kampuni. Ikiwa, kwa mfano, meneja wa mstari anajulisha wasaidizi katika idara yake kuhusu utekelezaji wa karibu wa KPI, basi habari hii inapaswa pia kuthibitishwa na Mkurugenzi Mtendaji. Mtaalamu lazima aelewe kwamba mfumo wa viashirio muhimu vya utendakazi si uvumbuzi wa bosi, bali ni kipengele cha sera ya kimkakati ya kampuni nzima.
Muda muafaka wa utekelezaji wa KPI
Kuna maoni miongoni mwa wataalamu kwamba viashirio vya KPI, ikiwa tunazungumza kuhusu mfumo, vinapaswa kutekelezwa kwa wakati mmoja katika viwango vyote vya usimamizi wa kampuni - kutoka kwa wataalamu wa kawaida hadi wasimamizi wakuu. Kwa mujibu wa hatua hii ya maoni, muda wa utekelezaji wa viashiria muhimu vya utendaji hauwezi kupanuliwa kwa wakati: mfumo huanza kufanya kazi mara moja. Swali pekee ni jinsi ya kuchagua vyema wakati wa uzinduzi wake. Kuna maoni kwamba inatosha kuarifuwafanyakazi kuhusu kuanza kwa KPI katika muda wa miezi mitatu. Hii inatosha kwa wafanyikazi wa kampuni kusoma mahususi ya tathmini ya baadaye ya ufanisi wa kazi yao.
Pia kuna nadharia kwamba kwa muda KPI inaweza kufanya kazi sambamba na mfumo wa awali wa malipo. Kulingana na kiwango cha uhuru wa mamlaka, mfanyakazi ataweza kuchagua kulingana na mpango gani atalipwa. Unaweza kumtia mtu motisha kabisa kufanya kazi kulingana na KPI mpya kupitia bonasi na bonasi, masharti ya kupokea ambayo yataelezwa waziwazi katika vigezo muhimu.
Hatua za kuunda mfumo wa KPI
Kwa hivyo, utangulizi wa mitambo ya KPI hutanguliwa na hatua kadhaa za kazi ya maandalizi. Kwanza, hiki ni kipindi kinachohusishwa na uundaji wa malengo ya kimkakati ambayo yamewekwa kwa kampuni. Kama sehemu ya hatua hiyo hiyo ya kazi, dhana ya jumla imegawanywa katika maeneo ya busara, ambayo ufanisi wake unapaswa kupimwa. Pili, ni maendeleo ya viashiria muhimu vya utendaji, ufafanuzi wa asili yao. Tatu, hii ni kazi ya usambazaji wa mamlaka rasmi yanayohusiana na utekelezaji wa mfumo, ili kila mtu anayehusika aulize swali kama "KPIs - ni nini?"
Kwa hivyo, viashirio vyote vitatolewa kwa watu maalum (mgawanyiko) katika kampuni. Nne, michakato ya sasa ya biashara inaweza kuhitaji kurekebishwa (ikiwa mkakati uliosasishwa unahitajika). Tano, ni maendeleo ya mfumo mpya wa motishawafanyikazi, kuunda fomula za malipo kulingana na vigezo vipya. Baada ya kukamilisha taratibu zote zilizobainishwa, unaweza kuanzisha mfumo wa KPI.
mahitaji ya KPI
Kama ilivyotajwa hapo juu, KPIs ni viashirio muhimu vya utendakazi ambavyo vimeunganishwa kwa njia isiyoweza kutenganishwa na malengo ya kampuni. Ubora wa maendeleo ya ulengaji ndio hitaji kuu la mfumo wa KPI. Malengo yanaweza kuundwa kulingana na kanuni tofauti, lakini mojawapo ya maarufu zaidi katika mazingira ya HR ni dhana ya SMART. Ina maana "maalum" (maalum), "inayopimika" (inayopimika), "inayoweza kufikiwa" (inayoweza kufikiwa), "inayohusika na matokeo" (yanafaa), "yaliyowekwa kwa wakati" (yaliyowekwa kwa wakati), na, kwa sababu hiyo, kutoa. kazi na KPI za ubora.
Mifano ya malengo ambayo yanakidhi vigezo hivi: "fungua maduka mengi (yanayoweza kupimika) (maalum) katika jiji (linalohusika) katika robo ya kwanza (ya muda)", au "uza tikiti nyingi za ndege kwa vile na nchi kama hiyo katika wiki tatu. Kila lengo linapaswa kugawanywa katika kazi, ambazo, kwa upande wake, zimepunguzwa kwa kiwango cha KPIs za kibinafsi (kwa wafanyakazi au idara). Idadi kamili, kulingana na wataalamu wengine, ni 6-8.
KPI Automation
Mojawapo ya sababu za utekelezaji wa KPI wenye mafanikio ni miundombinu ya kiteknolojia. Kwa kuwa viashiria muhimu vya utendaji ni seti ya viashiria vya busara, kompyuta itafanya kazi nzuri sana nao. Kuna suluhisho nyingi za programu za kudhibiti KPIs. Uwezekano unaopatikana katika usambazaji huo ni mkubwa sana. Kwanza, ni rahisiuwasilishaji wa habari (kwa namna ya grafu, uchambuzi, nyaraka) kuhusu taratibu zinazohusiana na KPIs. Inatoa nini? Hasa, umoja wa mtazamo wa data, kupunguza uwezekano wa tafsiri mbaya ya nambari. Pili, ni otomatiki ya mkusanyiko na hesabu ya viashiria vya utendaji. Tatu, hii ni uchambuzi wa multidimensional (na idadi kubwa sana), ambayo itakuwa vigumu kwa mtu bila programu kufanya. Nne (uwepo wa miundombinu ya mtandao), ni ubadilishanaji wa taarifa kati ya wafanyakazi binafsi na uanzishaji wa njia za maoni "boss-subordinate".
